Beschaffungsprojekt

Wenn in der Initialisierung der Entscheid „Make or Buy" zu Gunsten „Buy" gefällt wird, dann spricht man grundsätzlich von einem Beschaffungsprojekt. Zu solchen Beschaffungen können Bauobjekte, Software, Netzwerke, Hardware etc. gehören. Oftmals wird zu einem Objekt, welches beschafft wird, auch zugleich das Umsetzungsteam evaluiert.
Die wichtigsten Unterschiede von Beschaffungsprojekten im Vergleich zu anderen Projektarten:

  • In der Konzeptionsphase fallen zwischen MS 25 und MS 30 die eigentlichen Evaluationsarbeiten an (Beschaffungsprozess).
  • Die Realisierungsphase wird durch die Anpassung (Customizing) geprägt. Sie wird konzeptionell zwischen MS 30 und MS 35 definiert und bis MS 40 in die Lösung des Anbieters implementiert.
Nr.SchritteInhalt
21 Situations- und Bedarfsanalyse Bei jeder Beschaffung muss erstens eine Situations- und zweitens eine Bedarfsanalyse erstellt werden. Hier gilt der Grundsatz: je besser man die IST-Situation und den Plan-Wert kennt, umso genauer kann das Richtige beschafft werden.
31 Anforderungsentwicklung/ Bedarfsanalyse Um möglichst alle Bedürfnisse abzudecken, werden parallel zur Konzipierung die genauen Anforderungen definiert und mit den Zielen abgestimmt (siehe Anforderungsentwicklung).
32 Konzeption Mittels des Problemlösungsprozesses wird das neue SOLL so konzipiert, dass die Auftraggeber entsprechende Entscheide fällen können (siehe Konzipierung).
33 Evaluation Basierend auf der definierten Anforderung und der erstellten Konzeption werden ein Kriterienkatalog und ein Pflichtenheft erstellt sowie die Offerten eingeholt, bewertet, Vertragsverhandlungen geführt und der Lieferant ausgewählt (siehe Beschaffung)
41 Anpassen (Customizing) Wird ein Standardprodukt eingekauft, so entfallen die Design- und Realisierungsarbeiten. Der gesamte Abwicklungsprozess läuft dann über die Integration resp. das Customizing, das heisst, das Standardprodukt wird den Bedürfnissen angepasst und mit der realen Umgebung verbunden.
42 Testen Nach der erfolgreichen Realisierung muss das Projektprodukt entsprechend geprüft werden. Je nach Projektart kann dies durch Testen/Prüfen oder im Pilotbetrieb erfolgen.
51 Auslieferung Nach der Freigabe kann das eingekaufte Projektprodukt in das zukünftige reale Umfeld integriert werden. In diesem Schritt wird auch der Übergang (Zeitpunkt / Person) der Verantwortung endgültig geregelt.
52 Übergabe Alle Umsetzungsarbeiten so auch allfällige Nachbesserungen werden abgeschlossen und die Übergabe der Verantwortlichkeiten bezüglich des erstellten Projektprodukts sind vollzogen. Wartung/Unterhalt oder allfällige Betrieb/Produktion sind geregelt.

Lieferobjekte

Nr. Bezeichnung Kurzbeschrieb
01 Anforderungskatalog / Lastprofil Auflistung der Fähigkeit, Voraussetzung, Eigenschaft, die ein Produkt erfüllen muss.
02 Konzeption Mittels des Problemlösungsprozesses wird das neue SOLL so konzipiert, dass die Auftraggeber entsprechende Entscheide fällen können (siehe Konzipierung).
03 Kriterienkatalog Legt die Bewertungskriterien für die Wahl der Lösungsvariante fest, sodass der Entscheid im Nachhinein rückverfolgt werden kann
04 Pflichtenheft Beschreibt die Anforderungen und das erwartete Resultat für den zu vergebenden Auftrag und beinhaltet die Gewichtung sowie die Muss/Kann-Kriterien
05 Offertvorlage Vorlage für den Aufbau einer Offerte, sodass die Lösungsvarianten vollständig, transparent und gleich aufgebaut werden. Die Offertvorlage sollte den Hauptpunkten im Pflichtenheft bzw. dem Kriterienkatalog entsprechen
06 Evaluationsbewertung Tabellarische Auswertung der eingegangenen Offerten/Lösungsvarianten, sodass diese als Entscheidungsgrundlage aufbereitet werden können.
07 Vertragsvorlage Möglichst vollständige Vorlage des zu unterzeichnenden Vertrages
08 Evaluationsbericht Besteht aus einer Zusammenfassung der Evaluationsbewertung und einer Kosten-/Nutzenübersicht, der als Entscheidungsgrundlage dient und die Bewertung der Lösungsvarianten aufzeigt
09 Vertrag Schriftliche und rechtlich bindende Vereinbarung zwischen den beteiligten Parteien mit dem Ziel einer erfolgreichen Zusammenarbeit
10 Testkonzept Nach der erfolgreichen Realisierung muss das Projektprodukt entsprechend geprüft werden. Je nach Projektart kann dies durch Testen/Prüfen oder im Pilotbetrieb erfolgen.
11 Testfallspezifiaktion/Testfälle Testfälle beschreiben das detaillierte Testvorgehen in einem spezifischen Fall inkl. der Vorbedingungen, der durchzuführenden Schritte und der erwarteten Resultate.
12 Integrationsplan
13 Dokumentationen (Wartungs- und Benutzerdokumentation)
14 Übergabedokument

Anwenden

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