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Projektstartsitzung

	einmalig bei Kick-Off 2 bis 6 Stunden
Teilnehmer	Projektteam Projekt-Leistungserbringer Projektleiter Projektauftraggeber (Projektaufsicht)
Traktanden	Kurzpräsentation des Projekts Projektziele Klären der Systemgrenzen Was muss gemacht werden? Wie sollte die Lösung aussehen? Was wollen wir nicht? Wer macht was und weiteres Vorgehen

Projektteamsitzung

	regelmässig
Teilnehmer	Projektteam Projekt-Leistungserbringer Projektleiter
Traktanden	Allgemeine Informationen der Projektaufsicht, der Lieferanten Stand der Arbeiten in Bezug auf PLAN Projektergebnisse Offene Punkte Probleme Weiteres Vorgehen

Projektaufsichtssitzung

	regelmässig
Teilnehmer	Projektauftraggeber Projektaufsicht Projektleiter (Beisitz)
Traktanden	Präsentation des Projektstands Besprechung der Probleme und Risiken Offene Punkte Besprechung der Anträge Weitere Traktanden Weiteres Vorgehen

Eskalationssitzung

	bei Bedarf
Teilnehmer	Projektauftraggeber Projektleiter Sachverständige für die betr. Situation
Traktanden	IST-Situation Rahmenbedingungen Lösungsvorschläge Entscheide, welches Vorgehen Aufträge

Projektabschlusssitzung

	einmalig bis zu 4 Stunden
Teilnehmer	Projektauftraggeber Projektleiter Projektteam Projekt-Leistungserbringer (Projektaufsicht)
Traktanden	Kurze Projektbeschreibung SOLL-IST-Werte Abweichungen Getroffene Entscheide Aussagen von Beteiligten Noch offene Punkte Übergangsszenarien Schlussfolgerungen Verabschiedung

Fachliche Phasenfreigabesitzung


Teilnehmer	Projektleiter Fachgremium
Traktanden	Bewerten der Lieferobjekte Probleme Massnahmen Entscheid Bewertung

Strategie Workshop

	Alle drei Monate Bis zu zwei Tage
Teilnehmer	Geschäftsleitung Unternehmensentwickler Spezielle Business Vertreter (auf Einladung) Speziallisten (auf Einladung)
Traktanden	Status der bis umgesetzten Strategie Erarbeiten der strategischen Schwerpunkte für die nächsten 12 Monate allenfalls Folgejahre Ableiten von konkreten Zielen/Themen respektive Initiativen Festlegen des Budgets – welche Mittel stehen uns zur Verfügung? Optimale Zuteilung der Ressourcen – setzen von klaren Prioritäten Erstellen/überarbeiten des Strategieplans (was wird konkret in den nächsten drei Monaten initiiert, zurückgestellt, gestoppt, abgebrochen)
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Strategie Standup Meeting

	monatlich 30 Minuten
Teilnehmer	Geschäftsleitung Spezielle Business Vertreter (auf Einladung)
Traktanden	Status der strategischen Themen Probleme und Anträge Besprechen notwendige Änderung der Prioritäten Entscheid/Massnahmen

Strategie Review Meeting

	Alle 3 Monate 4 Stunden
Teilnehmer	Geschäftsleitung Projektportfolio Management Board Spezielle Business Vertreter (auf Einladung)
Traktanden	1. Kurzanalyse der Wirkungen aller realisierten Initiativen 2. Strategie-Erreichungsgrad besprechen 3. Review der strategischen Ziele 4. Korrekturvorschläge strategische Ziele
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Steckbrief-Coaching

	Auf Anfrage Bis 2 Stunden
Teilnehmer	Projektportfoliocontroller Steckbrief Initiant
Traktanden	1. Streckbrief-Komponenten auf Formalität prüfen 2. Scope & Inhalt klären 3. Strategiekonformität prüfen 4. Nachbearbeitungsauftrag
Vorlagen	Steckbrief Bewertungsschema

Pipeline Review Meeting

	Alle zwei Monate Bis 3 Stunden
Teilnehmer	Projektportfoliomanagement Projektportfoliocontroller Eingeladene Projektleiter Eingeladene Business Vertreter
Traktanden	1. Eröffnung (Begrüssung & Ziele) 2. Stand Masterplan / Erfolge der letzten Monate 3. Risiken auf Portfoliostufe 4. Ressourcensituation / Abhängigkeiten 5. Neue Projektanträge mit allfälligen Szenarien 6. Entscheide und Massnahmen
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

PPM-Meeting

	Monatlich Bis 60 Minuten
Teilnehmer	Projektportfoliomanagement Projektportfoliocontroller Eingeladene Projektleiter Eingeladene Business Vertreter
Traktanden	1. Status der strategischen Projekte 2. Besprechen der Top Risiken 3. Probleme und Anträge 4. Besprechen notwendige Änderung der Prioritäten 5. Entscheid/Massnahmen
Vorlagen	Traktandum GL-Meeting

Projekt-Abnahme Meeting

	Pro Projekt Bis 30 Minuten
Teilnehmer	Projektportfoliomanagement Projektportfoliocontroller Eingeladene Projektleiter Auftraggeber wenn nicht bereits PPM-Mitglied
Traktanden	1. Abwicklung der Initiative bewerten 2. Wirkung der Initiative bewerten 3. Erreichter Strategiebeitrag festlegen 4. Allfällige Massnahmen definieren 5. Offizieller Projektabschluss
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Projektstart Meeting (Kick-off)

	Einmalig Bis 4 Stunden
Teilnehmer	Projektteam Projekt-Leistungserbringer Projektleiter Projektauftraggeber Projektsteuerung (Optional)
Traktanden	Kurzpräsentation des Projekts Projektziele Klären der Systemgrenzen Was muss gemacht werden? Wie sollte die Lösung aussehen? Was wollen wir nicht? Wer macht was und weiteres Vorgehen
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Projektteam Meeting

	Regelmässig Bis 2 Stunden
Teilnehmer	Projektleiter Projektteam Projekt-Leistungserbringer
Traktanden	Allgemeine Informationen der Projektaufsicht, der Lieferanten Stand der Arbeiten in Bezug auf PLAN Spezielle Projektergebnisse und Probleme Abstimmen der Arbeiten (intern und extern) Offene Punkte Weiteres Vorgehen
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Projektsteuerung Meeting

	regelmässig Bis 90 Minuten
Teilnehmer	Projektauftraggeber Gremiumsmitglieder Projektleiter (Beisitz) Speziallisten (auf Einladung)
Traktanden	Präsentation des Projektstands Besprechung der Probleme und Risiken Offene Punkte Besprechung der Anträge Weitere Traktanden Weiteres Vorgehen
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Plan-Meeting (Backlog Grooming / Refinement)

	14 täglich Bis 60 Minuten
Teilnehmer	Agil Master Product Owner Business Analysten Projektleiter (auf Einladung)
Traktanden	1. Priorisierung der Anforderungen 2. Schätzen der Anforderungen 3. Anforderungen auf splitten 4. RE-Umfang festlegen 5. Koordination mit konventionell umgesetzten Tätigkeiten

Daily Standup Meeting

	Täglich 15 Minuten
Teilnehmer	Agil Master Entwicklungsteam Product Owner (optional) Stakeholder (optional)
Traktanden	1. Was wurde gestern gemacht? 2. Wo hat es Probleme gegeben? Mit wem werden diese gelöst? 3. Was ist für heute geplant? 4. Wo gibt es Abstimmungsbedarf?
Vorlagen	Kanban Burn Down Chart

Sprint Review Meeting

	Ende Sprint Bis 60 Minuten
Teilnehmer	Product Owner Agil Master Entwicklungsteam Business Vertreter (optional)
Traktanden	1. Demo des(r) fertigen Produkt(funktionalität) durch ETeam 2. Product Owner stellt Fragen und kann Test durchführen 3. Grundsätzliches Commitment/ grundsätzliche Ablehnung 4. Inhaltliches Feedback 5. Entscheid Produktivsetzung
Vorlagen	Task Board Foliensatz

Retrospektive Meeting

	Ende Sprint Bis 30 Minuten
Teilnehmer	Entwicklungsteam, Product Owner, Agil Master, Stakeholder (optional)
Traktanden	1. Einführung (a. Zielsetzung und Ablauf erläutern, Regeln bekanntgeben, sachlich vs. persönlich) 2. Verbesserungsfortschritt aufzeigen und überprüfen 3. Anerkennung / was ist nicht wunschgemäss gelaufen? 4. Fragen – Erkenntnisse erlangen 5. Beanstandungen (Complaints) / was sollte geändert werden? 6. Entscheide treffen 7. Wünsche / Hoffnungen
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Projektabschluss Meeting

	Ende Projekt Max. 2 Stunden
Teilnehmer	Projektauftraggeber Projektleiter Projektteam Projekt-Leistungserbringer (Projektaufsicht optional)
Traktanden	Kurze Projektbeschreibung SOLL-IST-Werte Abweichungen Getroffene Entscheide Aussagen von Beteiligten Noch offene Punkte Übergangsszenarien Schlussfolgerungen Verabschiedung
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Fachliche Phasenfreigabe

Teilnehmer	Projektleiter Fachgremium Teammitglieder (auf Einladung)
Traktanden	Bewerten der Lieferobjekte Probleme Massnahmen Entscheid Bewertung
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Eskalations-Meeting

	Bei Bedarf Max. 2 Stunden
Teilnehmer	Projektauftraggeber Projektleiter Gegenpartei (auf Einladung) Sachverständige für die betroffene Situation (auf Einladung)
Traktanden	IST-Situation mit Risiko-/Problemanalyse Rahmenbedingungen Lösungsvorschläge mit den Konsequenzen Entscheide, welches Vorgehen und Massnahmen Aufträge
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Task Force Meeting

	Bei Bedarf Max. 2 Stunden
Teilnehmer	Projektauftraggeber Projektleiter Sachverständige für die betroffene Situation (auf Einladung)
Traktanden	Ziel und Scope Status und Verantwortlichkeiten Die grössten Probleme/Risiken Ressourcensituation Sofortmassnahmen Langfristmassnahmen Entscheide
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

Review Meeting

	Bei Bedarf Max. 2 Stunden
Teilnehmer	Review-Moderator Autor(en) Gutachter Teammitglieder (auf Einladung)
Traktanden	Vorbereitungszeit der Gutachter abholen Genereller Status des Prüflings bei den Gutachter abholen Bekannt geben der Reivew-Regeln Durchführen des Prüfverfahrens Festlegen des Prüfstatus Unterschrift der Gutachter Festlegen der Massnahmen Weiteres Vorgehen, Wer macht was?
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

PMS Lessons Learned Meeting

	Einmal Jährlich Bis 4. Std.
Teilnehmer	Leiter PMO PPM-Mitglieder auf Einladung Projektportfoliocontroller Projektleiter (auf Einladung) Business Vertreter (auf Einladung)
Traktanden	1. Analysieren der Governance 2. Organisatorische Optimierungen 3. Prozess-Optimierungen 4. Skills-Optimierungen 5. Optimierungsvorschlag und Massnahmen
Vorlagen	Einladung Foliensatz Sitzungsprotokoll

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