Projekte überwachen

Das Überwachen von Leistungen ist ein wichtiger Teil des Projektcontrollings und ist nicht mit der Projektkontrolle zu verwechseln. Das Überwachen von Projekten ist eine iterative, situationsbezogene Tätigkeit des Projektleiters, die nur im Zusammenhang mit einer guten Projektsteuerung und -kontrolle sinnvoll ist. Ohne eine ständige Überwachung läuft ein Projekt Gefahr, von der Zielorientierung abzukommen, so dass unnötiger Mehraufwand entstehen könnte. Alle qualifizierten Führungstätigkeiten, die zum effizienten Erreichen der Projektziele beitragen, gehören grundsätzlich dazu. Ziele der Projektsteuerung:

  • mögliche Abweichungen frühzeitig erkennen, um ihnen gezielt entgegenzuwirken
  • die Leistungsfähigkeit des Projektteams im Fokus halten
  • zeitgerechtes Überwachen von kritischen Grössen anhand von Schwellenwerten

Die Hauptaufgaben bei der Projektüberwachung:

Nr. Schritt Inhalt
01 Projekt überwachen Überwachen von Projektwerten sind unter anderem:

  • Überwachen der erhobenen Risiken, Probleme, definierten Pendenzen und Massnahmen
  • Überwachen der Wirkung von eingeleiteten Massnahmen
  • Die projektinternen wie auch –externen Abhängigkeiten überwachen
  • Definierte Kennzahlen respektive Grenzwerte prüfen
02 Projektleistung kontrollieren Während des gesamten Projektverlaufs müssen die Lieferobjekte, der Projektfortschritt und die ordnungsgemässe Projektabwicklung regelmässig kontrolliert werden.

Der Arbeitsschritt „Projekt-Leistungskontrolle“ (Prozess Projekte kontrollieren) gehört nicht zum Steuern. Er muss aus Sicht des Controllingprozesses parallel zu den steuernden Arbeitsschritten erfolgen, da er wichtige Steuerwerte liefert.

03 Projektfortschritt beurteilen Aufgrund des Überwachungsstatus und der Kontrollresultate muss die Situation und die erwartete Entwicklung der zentralen Controllingaspekte beurteilt werden:

  • Sachfortschritt (SOLL-/IST-Abgleich) und die erstellte/erreichte Qualität
  • Wie sieht es mit der Zeit, den Einsatzmitteln und den Kosten aus?
  • Was ist der Stand der Kommunikation, der Team- und Stakeholdersituation?
  • Welche Erfolge, Probleme, Risiken und Abhängigkeiten gibt es bei dem Projekt?
  • Entwicklung: (+) Verbesserung, (=) unverändert, (–) Verschlechterung
04 Massnahmen erstellen Aus der Beurteilung werden entsprechende Massnahmen abgeleitet (Führungsdisziplin „Projekt steuern“). Die angeordneten Massnahmen müssen wieder in das Koordinationsmanagement der Steuerung einfliessen.
05 Reporting vornehmen Auftraggeber und weitere Stakeholder sind mit einem standardisierten Statusbericht über den Projektstand und eingeleitete Korrekturmassnahmen sowie allfällige Anträge/ Massnahmen­vorschläge regelmässig zu informieren.