Projekt abschliessen

Die Beendigung eines Projekts erfolgt im Zusammenspiel von Projektportfolio-Management beziehungs-weise Auftraggeber und Projektleiter sowie zwischen dem Projektleiter und dem Projektteam (Ausführung). Ein Projekt ist abgeschlossen, wenn alle Aufräum- und Abschlussarbeiten erledigt und dokumentiert sind, der Auftraggeber die offizielle Auflösung bekannt gibt und es auch auf Portfolioebene zu Ende gebracht ist. Aus Sicht des Projektleiters ist mit dem Schritt „Projekt abnehmen“ das Projekt zwar beendet. Bei vielen Projekten kann jedoch erst nach einiger Zeit der tatsächliche Nutzen gemessen werden (MS 60 / Nutzung).

Grundlegende Ziele des Projektabschlusses:

  • offizielles Ausliefern/Einführen des Projektprodukts
  • offizielles Bekanntgeben des Projektabschlusses und Entlastung der Projektleitung
  • offizielles Auflösen des Projektteams und Neuzuteilung der Verantwortlichkeiten
Vorlagen
  • Projektabschlussbericht

Die Hauptaufgaben beim Projektabschluss:

Nr. Schritt Inhalt
01 Produkt ausliefern Das Projektprodukt respektive die Lösung wird in das reale Umfeld integriert. Dies kann, wenn nicht schon bei der Erprobung geschehen, in Form eines Pilotbetriebs erfolgen. Bei diesem Schritt wird auch die Übergabe (Zeitpunkt/Person) der Verantwortung endgültig geregelt.
02 Produkt abnehmen Nach erfolgter Einführung wird auf der Umsetzungsebene die produktive Lösung vom Benutzer und/oder Betreiber und schliesslich vom Auftraggeber mit Unterstützung des Projektleiters offiziell abgenommen. Allfällige Mängel inklusive des Vorgehens zu deren Behebung werden protokolliert.
03 Produkt freigeben Der ATG und das PSG entscheiden, ob das Produkt nach der erfolgreichen Überführung und Abnahme für den Betrieb freigegeben werden kann.
04 Nachbearbeitung Treten bei der Nutzung noch Kinderkrankheiten auf, sind diese zu beheben. Zudem sind die bestehende Mängelliste oder die nicht erfüllten „Claims“ (Ansprüche) aus dem Projekt endgültig abzuarbeiten. Dieser Punkt kann, wenn vom ATG bewilligt, auch noch nach MS 50 (Projekt abgeschlossen) vollständig ausgeführt werden.
05 Projekt abschliessen Der Projektleiter schliesst das Projekt offiziell ab. Er

  • löst das Projektteam auf,
  • führt mit jedem Mitarbeiter ein Abschlussgespräch durch,
  • stellt die Dokumentation und Archivierung sicher,
  • hält die Lessons Learned fest,
  • definiert, was mit den offenen Punkten geschehen soll,
  • und erstellt den Projektabschlussbericht.
06 Projekt abnehmen Zuletzt ist das Projekt auf Grundlage des Projektabschlussberichts vom Auftraggeber offiziell aufzulösen und der Projektleiter zu entlasten (MS 50). Als Basis für die Entlastung dient das Projektergebnis. Es wird beurteilt:

  • hinsichtlich Erreichung der Anforderungen und Ziele gemäss den definierten Messkriterien,
  • hinsichtlich aufgewendeter Zeit und Einsatzmittel, Kosten und Qualität sowie
  • hinsichtlich Einhaltung der Abwicklungsstandards.

Der Auftraggeber stellt sicher, dass das erarbeitete Know-how für weitere Leistungen im Projekt- wie auch im Betriebsfeld verwendet werden kann.