Zentrale Aufgaben des PPM

Das PMO als Lenkungsinstanz wählt und priorisiert die für das Projektportfolio-Board relevanten Projekte mit nachweislichem Organisationsstrategiebezug und deren Nutzen. Das Projektportfolio-Board bewertet jedes im Unternehmen lancierte Projekt anhand von Kriterien, die zeigen, welchen Beitrag bzw. welche Wertigkeit es zur Umsetzung der Strategie leistet. Dabei werden die Projekte nicht isoliert betrachtet, sondern in Beziehung zueinander gesetzt, um beispielsweise Schnittmengen bzw. Überschneidungen, fachliche bzw. inhaltliche sowie zeitliche Abhängigkeiten, mögliche Doppelarbeiten und Synergiepotenziale zu identifizieren und zu adressieren. Zielsetzungen des strategischen Projektportfolios:

• bewusster Fokus auf die strategischen und/oder (innen-)politischen Vorhaben
• Machen wir die richtigen Projekte?
• Klarer Standard bei Projektbeurteilung (wann ist ein Vorhaben grün, wann gelb, wann rot). Unter-schiedliche Sichten abbilden (Einbezug der strategischen Risiken)
• Periodische und systematische Besprechung (z.B. im Januar und evtl. Halbjahresgespräche)
• Bewusste Klassifizierung und Priorisierung der Projekte (Charakterisierung)
• Wann ist ein Vorhaben ein Projekt? Bewussten Entscheid fällen, wann ein Vorhaben im PPM aufgenommen werden soll.
• Die strategischen Projekte müssen in einem aggregierbaren PPM steuerbar sein
• Klare Trennung der Verantwortlichkeit (z.B. Ressourcenmanagement ist in der Verantwortung der Unternehmenseinheiten)

Hauptaufgaben des PMO:

• Managen der Road Map mit den unternehmerischen, strategischen Meilensteinen
• Planungs-Coaching (Budget, Ressourcen, Kommunikation, Risiken/Chancen) „Belastbarkeitsprüfung"
• Vorbereitung für Projektreview von strategischen Projekten
• Aktualisierung der Daten der strategischen Projekte auf Ebene Departement
• Weiterentwicklung des Projektmanagement-Systems z.B. Aufbau von Kennzahlen
• Aktualisierung der PPM-Governance