Dokumentenmanagement

Das projektspezifische Dokumentenmanagement hat die Aufgabe, alle anfallenden Dokumente zu gestalten, zu kennzeichnen und zu archivieren. Es ist eng verbunden mit dem Versions- und Änderungsmanagement. Dokumente der Projektabwicklung können Listen, Pläne, Berichte, Vorschriften, Spezifikationen etc. sein. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, zu gewährleisten, dass:,
  • das in den Dokumenten erarbeitete Wissen für alle Beteiligten leicht zugänglich ist
  • dieses Wissen über die Projektdauer hinaus für das Unternehmen gesichert ist
  • die Ablage von elektronischen Dokumenten in Projekten einer einheitlich festgelegten Struktur folgt.
Hauptaufgaben des projektbezogenen Dokumentenmanagements:
Nr. Hauptaufgaben Inhalt
01 Dokumentenverwaltung aufbauen Die Dokumentenverwaltung deckt folgende Anforderungen ab:
  • Festlegen, wer (Einzelpersonen oder Gruppe) Zugriff auf welche Dokumente hat
  • Dokumentarten definieren (statische Dokumente = z.B. Protokolle; dynamische Dokumente = z.B. Konzepte)
  • Namenskonventionen für alle Dokumente oder Dokumentgruppen bestimmen
  • Festlegen, welche Dokumente nur während der Projektdauer benötigt und welche nach dem Projektende weiterverwendet werden
  • Bestimmen, welche Grundlagendokumente zur Verfügung gestellt werden (Word, Excel, PowerPoint etc.)
  • Elektronischen Best-Practice-Ordner anlegen, um Musterergebnisse ablegen zu können
  • Festlegen, wo die Vorlagen zu finden sind und wie Änderungen wieder in die Vorlagen einfliessen
02 Berechtigungen definieren Folgende Berechtigungen und Regeln sind festzulegen:
  • Änderungen ohne Änderungsnachweis nur durch Dokument-Owner
  • Informationsregeln bezüglich der Änderungen
  • Zur Revision freigegebene LO können nicht mehr geändert werden; es ist eine neue, nachvollziehbare Version zu erstellen
  • In Ausnahmefällen kann ein Dokument mit einem persönlichen Passwort vor Zugriffen geschützt werden
  • Ein Dokument löschen darf nur der Owner, ansonsten wird es in den Archivordner verschoben
03 Ablagestruktur festlegen (z.B.) 01 Projektmanagement
  • 10 Offerten, Verträge & Finanzen
  • 11 Korrespondenz
  • 12 Sitzungen
  • 13 Anträge
  • 14 Planung & Organisation
  • 15 Projektsteuerung
  • 16 Projektkontrolle & QS
  • 17 Administration
  • 18 Projektabschluss
02 Phasenergebnisse
  • 21 Initialisierung
  • 22 Konzeption
  • 23 Realisierung
  • 24 Einführung
  • 25 Testen & Testumfeld
  • 26 Schulung
  • 27 Sicherheit
  • 28 Infrastruktur
04 Controlling Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass
  • die Dokumentationen korrekt und am richtigen Ort abgelegt werden
  • die Namenskonventionen berücksichtigt werden
  • der Veränderungsprozess konsequent durchlaufen und
  • den Versionierungsrichtlinien entsprochen wird
05 Dokumentation an Produktion übergeben Am Ende eines Projekts muss die Dokumentation geordnet der Zielorganisation übergeben und archiviert werden:
  • Projektmanagement-Dokumentationen werden archiviert
  • Phasenergebnisse werden in den Betriebs- Wartungs- oder Benutzerdokumentations-Ordner überführt