Dokumentenmanagement

Das projektspezifische Dokumentenmanagement hat die Aufgabe, alle anfallenden Dokumente zu gestalten, zu kennzeichnen und zu archivieren. Es ist eng verbunden mit dem Versions- und Änderungsmanagement. Dokumente der Projektabwicklung können Listen, Pläne, Berichte, Vorschriften, Spezifikationen etc. sein. Ziel des Dokumentenmanagements ist es, zu gewährleisten, dass:

• das in den Dokumenten erarbeitete Wissen für alle Beteiligten leicht zugänglich ist
• dieses Wissen über die Projektdauer hinaus für das Unternehmen gesichert ist
• die Ablage von elektronischen Dokumenten in Projekten einer einheitlich festgelegten Struktur folgt.

Hauptaufgaben des projektbezogenen Dokumentenmanagements:

Nr.	Hauptaufgaben	Inhalt
01	Dokumentenverwaltung aufbauen	Die Dokumentenverwaltung deckt folgende Anforderungen ab: Festlegen, wer (Einzelpersonen oder Gruppe) Zugriff auf welche Dokumente hat Dokumentarten definieren (statische Dokumente = z.B. Protokolle; dynamische Dokumente = z.B. Konzepte) Namenskonventionen für alle Dokumente oder Dokumentgruppen bestimmen Festlegen, welche Dokumente nur während der Projektdauer benötigt und welche nach dem Projektende weiterverwendet werden Bestimmen, welche Grundlagendokumente zur Verfügung gestellt werden (Word, Excel, PowerPoint etc.) Elektronischen Best-Practice-Ordner anlegen, um Musterergebnisse ablegen zu können Festlegen, wo die Vorlagen zu finden sind und wie Änderungen wieder in die Vorlagen einfliessen
02	Berechtigungen definieren	Folgende Berechtigungen und Regeln sind festzulegen: Änderungen ohne Änderungsnachweis nur durch Dokument-Owner Informationsregeln bezüglich der Änderungen Zur Revision freigegebene LO können nicht mehr geändert werden; es ist eine neue, nachvollziehbare Version zu erstellen In Ausnahmefällen kann ein Dokument mit einem persönlichen Passwort vor Zugriffen geschützt werden Ein Dokument löschen darf nur der Owner, ansonsten wird es in den Archivordner verschoben
03	Ablagestruktur festlegen (z.B.)	01 Projektmanagement 10 Offerten, Verträge & Finanzen 11 Korrespondenz 12 Sitzungen 13 Anträge 14 Planung & Organisation 15 Projektsteuerung 16 Projektkontrolle & QS 17 Administration 18 Projektabschluss 02 Phasenergebnisse 21 Initialisierung 22 Konzeption 23 Realisierung 24 Einführung 25 Testen & Testumfeld 26 Schulung 27 Sicherheit 28 Infrastruktur
04	Controlling	Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass die Dokumentationen korrekt und am richtigen Ort abgelegt werden die Namenskonventionen berücksichtigt werden der Veränderungsprozess konsequent durchlaufen und den Versionierungsrichtlinien entsprochen wird
05	Dokumentation an Produktion übergeben	Am Ende eines Projekts muss die Dokumentation geordnet der Zielorganisation übergeben und archiviert werden: Projektmanagement-Dokumentationen werden archiviert Phasenergebnisse werden in den Betriebs- Wartungs- oder Benutzerdokumentations-Ordner überführt