PM-Governance

Die Governance ist eine wichtige Schlüsselfunktion, die beim Management von Projekten, Programmen und Portfolios zu berücksichtigen ist. Die PM-Governance gilt als Rahmen mit alle Rollen in einer Organisation bezüglich projektorientiertem Arbeiten geleitet und gelenkt wird. PM-Governance umfasst folglich die Bereiche wie z. B. die Festlegung von Richtlinien und Managementstandards, die Auswahl von Prozessen, Methoden und Werkzeugen sowie von Strukturen für Berichtswesen und Entscheidungsfindung. Die gut abgestimmte PM-Governance von profi.pm hat das Ziel, dass komplexe Projektarbeit ob agil, hybrid oder konventionell gelingen. Sie trägt damit massgeblich zum Organisationserfolg bei.

Folgende vier Leitsätze sprich Werte werden von profi.pm aus dem agilen Manifest übernommen:

  • Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
  • Funktionierende Software ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation
  • Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber ist wichtiger als Vertragsverhandlung
  • Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans.
  • Hinter den Werten stehen zwölf Grundprinzipien, welche im agilen, hybriden wie auch im konventionellen Vorgehen gelebt werden sollen. Sie gelten als Handlungsrahmen aller involvierten Rollen.

    Das Projektportfolio-Management (PPM) ist das Bindeglied zwischen der Unternehmensführung und dem Projektgeschäft. Es dient der optimalen Abstimmung zwischen Strategie, Tagesgeschäft und Projekten sowie der Steuerung der einzusetzenden Mittel und der freigegebenen Projekte. Strategische Themen werden in die Projektportfolio-Planung integriert und für das Projektportfolio werden Gremien und Rollen definiert, die in einem ständig wiederkehrenden Regelkreis die Strategieableitung und den strategischen Beitrag der einzelnen Projekte überprüfen und sicherstellen. Folgende Punkte unterliegen der laufenden Kontrolle:
    • Sicherstellen der Projektausrichtung in ihrer Wirkung auf die Strategie (nicht jedes Projekt ist strategisch, aber jedes Projekt generiert einen strategischen Beitrag)
    • optimale Koordination aller im Wirkungsfeld des Projektportfolios laufenden Projekte
    • Gewährleisten einer effizienten und effektiven Zusammenarbeit aller am Projektportfolio beteiligten Stellen (nicht nur horizontal, sondern auch vertikal!)
    Ein effizientes Projektportfolio-Management umfasst folgende Themen:
    Nr. Thema Aufgaben
    01 Geschäftsleitung (GL) Anhand der Unternehmensstrategie werden klare Vorgaben für das Projektumfeld definiert. Dies geschieht unter anderem mittels strategischer Ziele, unternehmerischer Prioritäten und des Ressourcenrahmens, die dem Projektportfolio-Management als Zielsetzungen vorgegeben werden. Als Werkzeug dient oft die Balanced Scorecard (BSC).
    02 Projektportfolio-Board (PPB) Das Projektportfolio-Board (PPB) gewährleistet die effiziente Umsetzung und die Ausrichtung der Projekte hinsichtlich der Unternehmensstrategie sowie bezüglich Finanzen, Terminen und der Ressourcenverfügbarkeit.
    03 Projektportfolio- Controller (PPC) 1. Die Projektaufnahme klassifiziert, bewertet und priorisiert (nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) die einzelnen Projektanträge. Auf dieser Basis wird entschieden, ob ein beantragtes Projekt gestartet, abgelehnt oder zurückgestellt wird. 2. Der Projektportfolio-Controller prüft einerseits den Projektfortschritt, die Projektrisiken und die Ressourcensituation der einzelnen Projekte sowie deren Abhängigkeiten untereinander. Andererseits aggregiert alle Projektwerte und prüft diese gemäss den definierten Rahmenbedingungen und Vorgaben. Mittels Reporting werden die Erkenntnisse dokumentiert und für die Entscheidung an das Projektportfolio-Board weitergeleitet. 3. Bei der Projektabnahme wird sichergestellt, dass die einzelnen Projekte mittels Projektabschlussbericht offiziell abgeschlossen werden. Aus unternehmerischer Optik gilt es, Erfahrungen zu sichern und 6 bis 12 Monate nach Nutzungsbeginn zu beurteilen, ob der erwartete Beitrag des Projekts zum Unternehmenserfolg erreicht worden ist.
    04 Projektleitung (PL) Der Projektleiter bekommt in einer offiziellen Form das Projekt gemäss erarbeiteten Projektplan und dem definierten Projektauftrag das Projekt umzusetzen. Mittels eines monatlichen Berichts (Projektstatusbericht) wird der Projektfortschritt dem PPC gemeldet. Der Projektleiter schliesst das Projekt sachgerecht ab und erstellt einen Projektabschlussbericht.

    Ein massgeschneidertes PM-System ist der entscheidende Erfolgsfaktor für ein effizientes Projekt-management. Bei grossen Konzernen wie auch bei KMU hat jede Abteilung eine eigene PM-Kultur. Dies beruht meistens auf dem unternehmensgeschichtlich bedingten Stellenwert der umzusetzenden Projektarten, aber auch der betrieblichen Notwendigkeit und dem Willen, Innovationen und strategische Absichten mittels Projekten voranzutreiben. Daher braucht es kein allgemein gültiges, starres, sondern ein flexibles, punktuell massgeschneidertes PM-System. Diese Systemflexibilität wird mit den profi.pm®--Modulen erreicht, die für jedes System, für jedes Bedürfnis das richtige Mass an Vorgaben und Freiheiten zulassen. Ein Unternehmen erreicht durch den Modul-Ansatz die Effizienz, dass alle ihre Projekte, sei es grosse, mittlere oder kleine Projekte, entsprechend ihren Bedürfnisse institutionalisiert, geführt und vom Management im geeigneten Mass begleitet werden können. PM-Modul = ganzheitliche Kompetenz für ein Thema des Projektmanagement-Systems

    Beispiele von PM-Modulen:

    Nr. Modul PPM Nr. Modul PPM
    1 Vorhaben aufnehmen 8 Projektportfolio-Monitoring
    2 Portfoliorisiko (Risiko-Erstbeurteilung) 9 Risiko-Controlling
    3 Vorhaben kneten 10 Portfolio Reporting
    4 Projekt charakterisieren 11 Projektportfolio-Support
    5 Projekt klassifizieren 12 Abnahme des Projekts
    6 Planungs- & Entscheidungs-Stufe PPM 13 Projekt Erfolgsmessungs
    7 Portfolio Masterplan erstellen & pflegen 14 PM-System optimieren/weiterentwickeln
    Nr. Modul PM Nr. Modul PM
    1 Projekt Scope Management 7 Changemanagement
    2 Projekt planen & Setup 8 Stakeholdermanagement
    3 Ressourcen Management 9 Konfigurationsmanagement
    4 Risikomanagement 10 Projektmarketing
    5 Qualitätsmanagement 11 Lieferantencontrolling
    6 Teammanagement
    Nr. Modul Ausführung Nr. Modul Ausführung
    1 Produktscope definieren 6 Integration des Projektprodukts
    2 Anforderungsentwicklung 7 Erproben / Testen des Projektprodukts
    3 Konzipierung des Projektprodukts 8 Ausbilden
    4 Evaluation (Beschaffung) 9 Ausliefern
    5 Design & Realisierung des Projektprodukts 10 Übergabe des Projektprodukts

    Projekte sind in sich abgegrenzte komplexe Aufträge, deren Erfüllung eine Organisation bedingt. Diese wendet
    für die Ausführung Methoden an, mit denen alle anfallenden Arbeiten geplant, gesteuert, durchgeführt und
    kontrolliert werden. Projekte weisen folgende Eigenschaften auf:

    • zeitliche Begrenzung (Start und Ende sind definiert)
    • Einmaligkeit/Erstmaligkeit und Komplexität
    • klarer finanzieller und zeitlicher Rahmen
    • eigene Organisationsform
    • klare Zielvorgabe seitens des Auftraggebers (ATG)
    • Abwicklung nach einem methodischen, systematischen Vorgehen

    Was bedeutet Projektabwicklung?
    Als Projektabwicklung wird das prozessorientierte Vorgehen zur Ausführung von Projekten bezeichnet. Sie unterteilt sich in die beiden Kernelemente «Projektführung» und «Projektdurchführung». Die Projektabwicklung bezieht sich somit auf sämtliche Aufgabenbereiche vom Start bis zum Abschluss eines Projekts.

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