PM-Governance

Fachliche Abgrenzung

Jedes strategisch geführte Unternehmen lässt sich in zwei Felder aufteilen: Während der eine Unternehmensbereich (Betriebsfeld = Run the Business) die Produkte, Dienstleistungen etc. erzeugt, stellt der andere die Wandlung und Innovation des Unternehmens sicher (Projektfeld = Change the Business). Die beiden Bereiche haben ihre jeweils eigenen Entscheidungs- und Führungsrhythmen, Leistungswerte und somit Kulturen. Verbindende Elemente sind die Führungsthemen wie Team-Management oder Risiko-Management etc. Die profi.pm®-Methode macht eine klare Abgrenzung zwischen dem Betriebs- und dem Projektfeld. Ist das Betriebsfeld im Unternehmen aufgrund der sich dauernd wiederholenden Prozesse bis ins Detail klar strukturiert und spezifiziert, bezieht sich die profi.pm®-Methode mit ihren in der richtigen Tiefe definierten Prozessen und den einfachen Instrumenten auf die Effizienz- und Effektivitätssteigerung im Projektfeld.. Die profi.pm®-Methode sichert durch das professionelle Führen des „Projektmanagement-Systems" den zukünftigen Erfolg. Was ist ein Projekt? Projekte sind in sich abgegrenzte komplexe Aufträge, deren Erfüllung eine Organisation bedingt. Diese wendet für die Ausführung Methoden an, mit denen alle anfallenden Arbeiten geplant, gesteuert, durchgeführt und kontrolliert werden. Projekte weisen folgende Eigenschaften auf:
  • zeitliche Begrenzung (Start und Ende sind definiert)
  • Einmaligkeit/Erstmaligkeit und Komplexität
  • klarer finanzieller und zeitlicher Rahmen
  • eigene Organisationsform
  • klare Zielvorgabe seitens des Auftraggebers (ATG)
  • Abwicklung nach einem methodischen, systematischen Vorgehen
Was bedeutet Projektabwicklung? Als Projektabwicklung wird das prozessorientierte Vorgehen zur Ausführung von Projekten bezeichnet. Sie unterteilt sich in die beiden Kernelemente «Projektführung» respektive Projektmanagement und «Projektdurchführung» respektive Projektausführung. Die Projektabwicklung bezieht sich somit auf sämtliche Aufgabenbereiche vom Start bis zum Abschluss eines Projekts. Was ist ein Projektmanagement-System? Ein Projektmanagement-System beschreibt die Einbettung des Projektmanagements in die Führungsorganisation eines Unternehmens. Dieses existiert parallel zur Linienorganisation, die ihrerseits das operative Geschäft widerspiegelt. Der konkret erforderliche methodische Umfang des Projektmanagements hängt wesentlich von der Anzahl und Grösse der jeweiligen Vorhaben ab. Er kann sich von einigen Grundsätzen für die Abwicklung einzelner Projekte bis zum integrierten, in die Führungsorganisation eingebetteten Projektmanagement-System erstrecken.

Fachliche Positionierung

profi.pm ist die Projektmanagement-Methode, die alle anerkannten und erprobten Grundsätze der Projektpraxis vereint, um zielgerichtet das Business-Development zu unterstützen. Bei der Konzeption der profi.pm®-Methode wurde berücksichtigt, dass
  • ein einheitliches Projektvorgehen im gesamten Unternehmen sichergestellt wird,
  • die Projektabwicklung beschleunigt wird,
  • die Projekt-Transparenz jederzeit gewährleistet wird,
  • die Risiken frühzeitig erkannt werden.
Die profi.pm®-Methode unterscheidet bei der Projektabwicklung zwischen den zwei Disziplinen «Projektführung» sprich Projektmanagement und «Projektdurchführung» respektive Ausführung. Dadurch kann die Methode bei allen Projektarten eingesetzt werden. Ein vollständiges, wirkungsvolles Projektmanagement-System, das die profi.pm®-Methode abdeckt, umfasst die drei Teilsysteme «Projektportfolio-Management», «Projektmanagement» und «Projektausführung». Dadurch können nicht nur einzelne Projekte, sondern alle Initiativen einer Unternehmung transparent auf allen Ebenen effizient gesteuert und geführt werden. Das profi.pm®-Projektmanagement-System unterscheidet drei Ebenen:
Nr. Thema Inhalt
01 Management-Ebene Die Management Ebene beinhaltet zwei Themen respektive Sichtweisen. Einerseits werden mit dem „Projektportfolio führen" alle geplanten und laufenden Vorhaben bewertet, überwacht und kontrolliert. Ergänzt durch einen optimalen Ressourceneinsatz wird damit über alle Projekte der grösstmögliche Nutzen erzielt. Andererseits benötigten der Auftraggeber und die Mitglieder des Steuerungs-ausschusses einen Rahmen für das effiziente Zusammenarbeiten in komplexen Projekten. Mit „Projekte lenken" wird im einzelnen Projekt aus Führungssicht die Abläufe, Entscheide und somit die Verantwortung sichergestellt
02 Projektmanagement-Ebene Mit dem Projektmanagement wird eine professionelle und transparente Projektführung (Planung, Steuerung, Kontrolle) und -abwicklung verfolgt, die die Erreichung der Zeit-, Kosten-, Qualitäts- und Leistungsziele garantiert. Personen welche die Aufgaben ausführen, benötigen entsprechendes PM-Knowhow.
03 Projektausführungs-Ebene Die Projektumsetzung beinhaltet alle Projektaufgaben, die für eine effiziente Erstellung der Lieferobjekte vom Projektteam (PTeam) durchgeführt werden müssen. Das konkrete Vorgehen bei der Projektumsetzung hängt von der Projektart (Projektinhalt) ab. Hier wird primär artenspezifisches Ausführungs-Knowhow benötigt.

profi.pm Übersicht

Die «profi.pm Guidelines» definieren rollenbezogen in kurzer und anschaulicher Form die wichtigsten Grundsätze und Tätigkeiten einer effizienten Projektabwicklung. Diese Guidelines unterstützen
  • eine rollengerechte, einfache und überschaubare Anwendung,
  • einen vollständigen Werkzeugkasten für ein effizientes PM,
  • die Förderung einer einheitlichen und professionellen PM-Kultur,
  • ein durchgängiges Reportingsystem.
Der Nutzen Mit den enthaltenen Grundanleitungen und Instrumenten zur täglichen Projektarbeit
  • kann jeder, der mit PM in Kontakt kommt, dessen Grundzüge verstehen und die Möglichkeiten des PMs einordnen;
  • kann eine Führungskraft bzw. ein Auftraggeber seine Führungsaufgabe in einem Projekt wahrnehmen oder sie gezielt delegieren;
  • können Projektportfolio-Verantwortliche ihre Funktion systematisch und vollumfänglich ausüben;
  • können Projektbeteiligte die ihnen übertragenen Hauptaufgaben selbstständig bewerkstelligen;
  • können die bekannten PM-Vorgehensmodelle einfach integriert werden;
  • kann die gewünschte PM-Governance sichergestellt werden.
Ziel und Zweck der profi.pm Guidelines
  • Alle erforderlichen Kräfte sind zielgerichtet und prozessorientiert gebündelt.
  • Ein hoher Zielerreichungsgrad hinsichtlich Produkt, Kosten und Zeit ist dank professioneller Führung sichergestellt.
  • Eine standardisierte und einfache Projektabwicklung für alle Beteiligten ist gewährleistet.

profi.pm Governance Guide

Nutzen Sie den «profi.pm Governance Guide», um unternehmensweit die Governance für die Unternehmensentwicklung sicherzustellen! (Unter Projektmanagement-Governance fasst man alle Rechtsverhältnisse einer Organisation zusammen, die einen Bezug zum Projektmanagement-System in der Organisation aufweisen.) Das Projektmanagement-System beschreibt die Einbettung des Projektmanagements in die Führungsorganisation eines Unternehmens, sodass das Management die Governance im Bereich der Projekte sicherstellen kann. Der System Guide definiert das PM-System mit seinen Elementen und Zielsetzungen und legt somit die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche PM-Kultur fest.
  • PM-System und seine Abgrenzung
  • PM-Elemente und ihre Themen
  • Projektarten und ihre Spezifika
  • PM-Institutionen und ihre Rollen
  • Projektphasen und ihre Meilensteine
  • PM-Nuggets und ihre Ergebnisse
Sie können das Projektportfolio, das Projektmanagement und die Projektausführung systematisch aufeinander abstimmen und behalten somit Ihre Projekte überschaubar unter Kontrolle.

profi.pm Management Guide

Nutzen Sie die zwei Rollen abgestimmte «profi.pm Management Guide» für das gezielte und transparente Managen der definierten Innovation und Wandlung Ihres Verantwortungsbereiches! Das Projektportfolio-Management (PPM) ist das Bindeglied zwischen der Unternehmensführung und dem Projektwesen. Es dient der optimalen Abstimmung zwischen Strategie, Tagesgeschäft und Projekten sowie der Steuerung der einzusetzenden Mittel und der freigegebenen Projekte. Der Portfolio Guide stellt die Wandlungs- und Innovationsfähigkeit eines Unternehmens sicher. Er befähigt zum effizienten Bewirtschaften aller laufenden und zukünftigen Projekte.
  • PPM-Prozesse und ihre Ziele
  • PPM-Lieferobjekte und ihre Inhalte
  • Managen unterschiedlicher Projektinhalte
  • Strategie, Prioritäten und Entscheidungen
  • Projekt-Klassifikation und -Charakteristik
  • Ergebnisse und Projekt freigeben
Wirkungsvolle Instrumente helfen beim Managen eines wirtschaftlichen und ausgewogenen Projektportfolios. Das schont Ihr Budget und steigert Ihre Managementenergien. Aufgaben der Projektlenkung sind das Starten, das Begleiten, Überwachen und die Abnahme von Projekten. Das Ziel des Guide „Projekte lenken“ ist aus Sicht des Managements in der Rolle des Auftraggebers oder Projektausschuss-Mitgliedes das Projekt so zu unterstützen, dass der Projekterfolg garantiert werden kann.
  • Allgemeine Governance Regeln
  • Prozesse für den Projektstart, -abwicklung und -abschluss
  • Informationsträger (Lieferobjekte) und ihre Inhalte
  • Managen unterschiedlicher Projektinhalte
  • Ergebnisse und Phasen aus freigeben
Wirkungsvolles Lenken senkt das Projektrisiko und führen das Projekt zum notwendigen Erfolg.

profi.pm Projektmanagement Guide

Nutzen Sie den «profi.pm Projektmanagement Guide» für das ergebnisorientierte und effiziente Managen einzelner Projekte! Das Projektmanagement umfasst alle Führungsaufgaben, die bei der projektbezogenen Abwicklung eines Vorhabens anfallen. Dadurch werden sämtliche vorhandenen Kräfte zielgerichtet und ergebnisorientiert genutzt. Der Management Guide unterstützt den Projektleiter in seiner systematischen, professionellen Führung, sodass er seine hohen Zielsetzungen hinsichtlich Leistung, Qualität, Zeit und Kosten erreichen kann.
  • PPM-Prozesse und ihre Ziele
  • PPM-Lieferobjekte und ihre Inhalte
  • Managen unterschiedlicher Projektinhalte
  • Strategie, Prioritäten und Entscheidungen
  • Projekt-Klassifikation und -Charakteristik
  • Ergebnisse und Projekt freigeben
Mit einfachen Prozessen und schematisch anwendbaren Vorlagen und Checklisten optimieren Sie Ihre Projektarbeitszeit, senken die Risiken und sichern sich den Erfolg.

profi.pm Ausführungs Guide

Nutzen Sie den «profi.pm Ausführungs Guide» für das projektarten- und systemspezifische Konzipieren und Umsetzen des Projektprodukts! Die Projektausführung (Projektdurchführung) beschreibt die zielbezogene inhaltliche Abwicklung eines Vorhabens. Die Art und Weise der Projektausführung hängt dabei stark von der jeweiligen Aufgabenstellung und deren konkreten Anforderungen ab. Der «Ausführungs Guide» beschreibt die Ausführungsschritte und unterstützt das Projektteam in seiner gezielten Aufgabenerfüllung.
  • Ausführungsprozesse und ihre Ziele
  • PM-Lieferobjekte und ihre Inhalte
  • Projekte starten
  • Projekte planen, steuern und kontrollieren
  • Projekte abschliessen
  • Führungsthemen wie Risikomanagement u.a.
Das einfache und Projektarten-spezifische Vorgehen ermöglicht klare Anweisungen und Vorgaben. Damit motivieren Sie alle Beteiligten und steigern die Leistung des Projektteams.

Positionierung des PPM im Unternehmen

Das Projektportfolio-Management (PPM) ist das Bindeglied zwischen der Unternehmensführung und dem Projektgeschäft. Es dient der optimalen Abstimmung zwischen Strategie, Tagesgeschäft und Projekten sowie der Steuerung der einzusetzenden Mittel und der freigegebenen Projekte. Strategische Themen werden in die Projektportfolio-Planung integriert und für das Projektportfolio werden Gremien und Rollen definiert, die in einem ständig wiederkehrenden Regelkreis die Strategieableitung und den strategischen Beitrag der einzelnen Projekte überprüfen und sicherstellen. Folgende Punkte unterliegen der laufenden Kontrolle:
  • Sicherstellen der Projektausrichtung in ihrer Wirkung auf die Strategie (nicht jedes Projekt ist strategisch, aber jedes Projekt generiert einen strategischen Beitrag)
  • optimale Koordination aller im Wirkungsfeld des Projektportfolios laufenden Projekte
  • Gewährleisten einer effizienten und effektiven Zusammenarbeit aller am Projektportfolio beteiligten Stellen (nicht nur horizontal, sondern auch vertikal!)
Ein effizientes Projektportfolio-Management umfasst folgende Themen:
Nr. Thema Aufgaben
01 Geschäftsleitung (GL) Anhand der Unternehmensstrategie werden klare Vorgaben für das Projektumfeld definiert. Dies geschieht unter anderem mittels strategischer Ziele, unternehmerischer Prioritäten und des Ressourcenrahmens, die dem Projektportfolio-Management als Zielsetzungen vorgegeben werden. Als Werkzeug dient oft die Balanced Scorecard (BSC).
02 Projektportfolio-Board (PPB) Das Projektportfolio-Board (PPB) gewährleistet die effiziente Umsetzung und die Ausrichtung der Projekte hinsichtlich der Unternehmensstrategie sowie bezüglich Finanzen, Terminen und der Ressourcenverfügbarkeit.
03 Projektportfolio- Controller (PPC) 1. Die Projektaufnahme klassifiziert, bewertet und priorisiert (nach Wichtigkeit und Dringlichkeit) die einzelnen Projektanträge. Auf dieser Basis wird entschieden, ob ein beantragtes Projekt gestartet, abgelehnt oder zurückgestellt wird. 2. Der Projektportfolio-Controller prüft einerseits den Projektfortschritt, die Projektrisiken und die Ressourcensituation der einzelnen Projekte sowie deren Abhängigkeiten untereinander. Andererseits aggregiert alle Projektwerte und prüft diese gemäss den definierten Rahmenbedingungen und Vorgaben. Mittels Reporting werden die Erkenntnisse dokumentiert und für die Entscheidung an das Projektportfolio-Board weitergeleitet. 3. Bei der Projektabnahme wird sichergestellt, dass die einzelnen Projekte mittels Projektabschlussbericht offiziell abgeschlossen werden. Aus unternehmerischer Optik gilt es, Erfahrungen zu sichern und 6 bis 12 Monate nach Nutzungsbeginn zu beurteilen, ob der erwartete Beitrag des Projekts zum Unternehmenserfolg erreicht worden ist.
04 Projektleitung (PL) Der Projektleiter bekommt in einer offiziellen Form das Projekt gemäss erarbeiteten Projektplan und dem definierten Projektauftrag das Projekt umzusetzen. Mittels eines monatlichen Berichts (Projektstatusbericht) wird der Projektfortschritt dem PPC gemeldet. Der Projektleiter schliesst das Projekt sachgerecht ab und erstellt einen Projektabschlussbericht.

Ergebnisorientiert

Im Projektumfeld steht primär das Ergebnis und nicht der Prozess im Mittelpunkt. Mit den profi.pm®-Nuggets wird das Ziel verfolgt, möglichst schnell und qualifiziert die gewünschten Ergebnisse zu generieren. Selbstverständlich entstehen im PM-System die Ergebnisse auch aus den definierten qualifizierten Prozessen. Dem ergebnisorientierten Ansatz steht jedoch die gängige Arbeitsweise der Projektmitarbeiter entgegen, die drei (Analogie-) Typen entsprechen: dem Profilenker, dem Neulenker und dem Junglenker. Benötigt der Junglenker wegen seiner Unerfahrenheit einen möglichst klaren Prozess, so braucht der Neulenker, der schon bei einer anderen Firma eine entsprechende Funktion innehatte, nur einige Checklisten und Vorlagen. Demgegenüber konzentriert sich der Profilenker auf das qualifizierte Verwenden von Best Practices, sprich Musterbeispielen. profi.pm-Nugget = ganzheitliche Kompetenz für ein Thema des Projektmanagement-Systems Ein profi.pm-Nugget enthält folgende Komponenten:
Nr. Komponenten Beschreibung
01 Thema Ein Thema umfasst ein in sich geschlossenes Modul, in dem man nach bestimmten Methoden und mithilfe festgelegter Techniken ein im Projektabwicklungsprozess definiertes Ergebnis zu erreichen sucht.
02 Prozess Ein Prozess ist die Beschreibung einer sequenziellen Abfolge von Tätigkeiten innerhalb einer PM-Thematik. Im Nugget wird dieser Prozess in Form eines Prozessdiagramms dargestellt.
03 Methode/Techniken/ Softwareinstrumente Eine Methode ist eine planmässig angewandte begründete Vorgehensweise zur Erreichung eines festgelegten Ziels. Techniken unterstützen den Methodenprozess. Softwareinstrumente helfen ein bestimmtes Ergebnis (z.B. Netzplan) mit einer bestimmten Technik zu erstellen.
04 Vorlagen/Templates Mit Microsoft-Word-, -Excel- oder -Power-Point-Vorlagen werden dem Ergebnisersteller die Struktur und das Corporate Design vorgegeben, damit er effizient arbeiten kann.
05 Checklisten Eine Checkliste ist ein qualifiziertes Hilfsmittel, das es dem Ersteller oder Controller eines Ergebnisses ermöglicht, dieses auf seine Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
06 Präsentationsmittel Bei gewissen Nuggets wird ein weiterführender Foliensatz mitgeliefert. Je nach Nugget kann der Zweck des Foliensatzes variieren.
07 Musterdokumente Pro Ergebnis liegt ein Musterdokument vor, nach dem sich der Ergebnisersteller richten kann. Mit der Zeit wird so eine Muster-Datenbank aufgebaut.
08 Fachliteratur Zur notwendigen Vertiefung oder zur Aneignung von Spezialwissen wird allenfalls auf entsprechende Fachliteratur hingewiesen.

PM-System-Customizing

Ein massgeschneidertes PM-System ist der entscheidende Erfolgsfaktor für ein effizientes Projekt-management. Bei grossen Konzernen wie auch bei KMU hat jede Abteilung eine eigene PM-Kultur. Dies beruht meistens auf dem unternehmensgeschichtlich bedingten Stellenwert der umzusetzenden Projektarten, aber auch der betrieblichen Notwendigkeit und dem Willen, Innovationen und strategische Absichten mittels Projekten voranzutreiben. Daher braucht es kein allgemein gültiges, starres, sondern ein flexibles, punktuell massgeschneidertes PM-System. Diese Systemflexibilität wird mit den profi.pm®--Modulen erreicht, die für jedes System, für jedes Bedürfnis das richtige Mass an Vorgaben und Freiheiten zulassen. Ein Unternehmen erreicht durch den Modul-Ansatz die Effizienz, dass alle ihre Projekte, sei es grosse, mittlere oder kleine Projekte, entsprechend ihren Bedürfnisse institutionalisiert, geführt und vom Management im geeigneten Mass begleitet werden können. PM-Modul = ganzheitliche Kompetenz für ein Thema des Projektmanagement-Systems
Beispiele von PM-Modulen:
Nr. Modul Projektportfolio-Management Nr. Modul Projektportfolio-Management
01 Aufnahme des Projektes 06 Projektportfolioc-Controlling
02 Portfoliorisiko (Risikoprüfung des Projektes) 07 Weiterentwicklung des PM-Systems
03 Portfolio Masterplan 08 Projekt Erfolgsprüfung
 04 Planungs- & Entscheidungsstufe PPM 09 Abnahme des Projekts
05 Projektportfolio-Monitoring
Nr. Modul Projektmanagement Nr. Modul Projektmanagement
01 Projekt starten (Projekt scope) 06 Risikomanagement
02 Projekt planen 07 Stakeholdermanagement
03 Projekt steuern 08 Lieferantenmanagement
04 Projekt kontrollieren 09 Qualitätsmanagement
05 Änderungsmanagement 10  Ressourcenmanagement
11  Projekt abschliessen
Nr. Modul Projektausführung Nr. Modul Projektausführung
01 Produktescope definieren 06  Integration des Projektprodukts
02 Anforderungsentwicklung 07  Erproben des Projektprodukts
03 Konzipierung des Projektprodukts 08  Verifikation- und Validation aller Lieferobjekte
04 Beschaffung 09  Übergabe des Projektprodukts
 05 Design & Realisierung des Projektprodukts

Was ist ein Projekt?

Projekte sind in sich abgegrenzte komplexe Aufträge, deren Erfüllung eine Organisation bedingt. Diese wendet
für die Ausführung Methoden an, mit denen alle anfallenden Arbeiten geplant, gesteuert, durchgeführt und
kontrolliert werden. Projekte weisen folgende Eigenschaften auf:

  • zeitliche Begrenzung (Start und Ende sind definiert)
  • Einmaligkeit/Erstmaligkeit und Komplexität
  • klarer finanzieller und zeitlicher Rahmen
  • eigene Organisationsform
  • klare Zielvorgabe seitens des Auftraggebers (ATG)
  • Abwicklung nach einem methodischen, systematischen Vorgehen

Was bedeutet Projektabwicklung?
Als Projektabwicklung wird das prozessorientierte Vorgehen zur Ausführung von Projekten bezeichnet. Sie unterteilt sich in die beiden Kernelemente «Projektführung» und «Projektdurchführung». Die Projektabwicklung bezieht sich somit auf sämtliche Aufgabenbereiche vom Start bis zum Abschluss eines Projekts.