The Business Development Way

profi.pm Quickstart

Nicht verzichtbare Führungslieferobjekte

Nr.	Lieferobjekt	Kurzbeschreibung
1	Steckbrief	Einseitiges Dokument, welches eine Idee schriftlich festhält und in offizieller Form dem Projektportfolio-Management eingereicht wird.
2	Projektplan	Ein kleiner Projektplan allenfalls basierend einem Kanban-Board erstellen. Es müssen sicher die Lieferobjekte und die Task soweit als möglich definiert werden. Zwingend sind auch die Kosten und/oder den Aufwand an Personentage aufzuführen.
3	Projektauftrag	Vertrag zwischen Auftraggeber und Projektleiter.
4	Projektstatusbericht	Beurteilung des Projektfortschritts durch den Projektleiter.
6	Abschlussbericht	Nachweis, welche Leistungen mit welchen Mitteln in der Projektabwicklung erbracht worden sind sowie eine kritische Betrachtung der Projektabwicklung.

Wichtige Führungstätigkeiten

Nr.	Aufgabe	Kurzbeschreibung
1	Stakeholder & Risiken ermitteln	Stakeholder und ihre Bedürfnisse definieren und aufnehmen. Einflussnahme, Beziehung analysieren und mögliches Vorgehen definieren Wenn möglich und notwendig Stakeholder-Map erstellen Risiken des Projekts definieren.
2	Projektplan erstellen	Planwerte (Termine, Ressourcen, Kosten etc.) erarbeiten. Konkrete projektbezogene Lieferobjekte definieren Auftragswerte für einen umfassenden Projektauftrag erarbeiten Wirtschaftlichkeit klären
3	Projektteam zusammen stellen	Sicherstellen, dass die benötigten Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen Teammitglieder bezüglich ihrer Aufgaben instruieren Allenfalls eine kleine Kick-off Sitzung durchführen
4	Kanban Management	Aufgaben, Termine und Lieferobjekte (bis wann, was?) festlegen Teammitglieder sollen das Kanban Board eigenständig nachführen Ab- und zu kritisch prüfen, ob neue Risiken erkennbar sind. Massnahmen in Form eines ToDos im Kanban Board aufnehmen Wenn sinnvoll Planelemente bezüglich Kommunikation, Teamführung, Stakeholdermanagement erarbeiten und umsetzen auf die Situation bezogen Projektteam intern und extern koordinieren konstruktive Massnahmen rechtzeitig einleiten Den Projektfortschritt aufgrund von definierten Werten laufend überprüfen Monatlich einen Statusbericht im Minimum eines Ampelmanagements erstellen
5	Lessons Learned / Retrospektive	Mit dem Team und allfällig wichtigen Stakeholder einen kleinen LL-WS durchführen. Ausarbeiten, was jeder beim nächsten Projekt besser machen könnte, was das Team miteinander besser machen könnte und was das Unternehmen sprich Management besser machen könnte. Festhalten was gut gelaufen ist und das nächste Mal unbedingt beibehalten werden soll.
6	Projekt abschliessen	Der Projektleiter schliesst das Projekt offiziell ab. Er löst das Projektteam auf, stellt die Dokumentation und Archivierung sicher, hält die Lessons Learned fest, und erstellt den Projektabschlussbericht. Zuletzt ist das Projekt auf Grundlage des Projektabschlussberichts vom Auftraggeber offiziell aufzulösen und der Projektleiter zu entlasten (MS 50).

Wichtige Durchführungstätigkeiten

Nr.	Aufgabe	Kurzbeschreibung
1	Idee formulieren	In der Sichtweise der Projektdurchführung beinhaltet die erste Frage die Ausformulierung und Konkretisierung der Projektidee sowie das Verfassen der Projektanmeldung (MS10). Erstellen des Steckbriefes und dem Projektportfolio oder Entscheidungsträger einreichen.
2	Scope festlegen	Bei der Definition des Projekt-Scopes geht es um eine inhaltliche Abgrenzung des Vorhabens (was ist „In Scope“, was „Out of Scope“?). Dieser wird in folgenden Schritten geklärt: Der IST-Zustand wird analysiert und klar abgegrenzt Systembezogene Einflussgrössen und Schnittstellen werden bestimmt Die Rahmenbedingungen und Restriktionen, welche als Einflussgrösse auf das Projekt eine entsprechende Wirkung verursachen ermitteln und festhalten.
3	Ziele definieren	Probleme und Risiken, die mithilfe des Projekts beseitigt werden sollen, definieren. Die Projektidee wird konkretisiert und entsprechende Lösungsansätze werden gesucht Systemziele werden messbar und quantifizierbar formuliert Abwicklungsziele werden definiert (Zu welchem Zeitpunkt muss was geliefert werden?)
4	Anforderungen / Bedürfnisse aufnehmen	Die Anforderungen sowie deren Stakeholder werden erhoben und im Anforderungskatalog festgehalten Ziele und Anforderungen, die umgesetzt werden müssen, ausformulieren. Systembezogene Einflussgrössen analysieren und in Form Anforderungen festhalten.
10	Erheben & Analyse des IST-Zustandes	Die Erhebung dient der Sammlung aller für das Projekt relevanten Daten. Diese werden dann für die weitere Bearbeitung analysiert, d.h. zerlegt und geordnet Erheben der IST-Situation z.B. Mengen, Prozesse, Zeiten etc., Analyse des IST-Zustandes, Aus den Zielvorgaben kann schon weitgehend abgeleitet werden welche Daten notwendig sind. Von der Güte und Vollständigkeit hängt die Qualität des Ergebnisses ab
11	Würdigen des IST-Zustandes	Würdigen des IST-Zustandes, um Stärken und Schwächen der IST-Situation zu erkennen z.B. mit der SWOT-Technik: Strengths (Stärken), Weeknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen), Threats (Risiken), Die Würdigung dient dazu, Abweichungen festzustellen und deren Ursachen zu ermitteln. Die neuen Erkenntnisse fliessen in den Zielkatalog ein.
12	Lösungsvarianten erstellen	Aufgrund der definierten Ziele, aufgrund der Erhebung und Analyse und aufgrund der durchgeführten Würdigung sollten der IST- und der SOLL-Zustand soweit geklärt sein, dass nun Lösungsvarianten erarbeitet werden können. Um neuartige Lösungsansätze zu erarbeiten, kann man Kreativitätstechniken einsetzen.
13	Lösungsvarianten bewerten	Auf die Sammlung/Entwicklung von Lösungsvarianten folgt die Aussonderung eindeutig unbrauchbarer Lösungsentwürfe. Dabei können unterschiedliche Bewertungen pro Variante durchgeführt werden: Absolutes Bewerten: Wirtschaftlichkeitsanalyse, Zeit- oder Kosteneinsparungen etc. Relative Bewertung: Punktwertanalyse, Kostenwertanalyse etc. Verbale Bewertung: Vor- und Nachteile pro Variante definieren
14	Entscheiden	Bei dem Schritt "Entscheiden" geht es darum, den Auftraggeber so umfassend zu informieren, dass er die für ihn bestmögliche Variante auswählen kann.
21	Analysieren & Spezifizieren	Wenn notwendig, technische Analyse und Spezifikation z.B. Nicht funktionale Anforderungen analysieren und spezifizieren, sowie die funktionalen Anforderungen basierend den veränderten/neuen Prozessen im Detail beschreiben.
22	Inkrementelles Arbeiten (Produkt erstellen)	Bei der anschliessenden Realisierung wird, basierend auf den Konzepten, der Detailspezifikation oder den Detailplänen aus der Konzeptionsphase und dem Design, das Projektprodukt gemäss Ausführungsplan resp. Projektplan erstellt.
23	Testen	Nach dem Realisieren und allfälligen Anpassen wird das erstellte Projektprodukt anhand des Projektauftrags/der Anforderungsspezifikationen verifiziert und auf seine zielbezogene und fehlerfreie Anwendbarkeit geprüft/getestet (Validation).
31	Produkt abnehmen	Voraussetzung für eine produktive Nutzung ist die Freigabe. Daher hat der Auftraggeber das Projektprodukt vor der Auslieferung offiziell abzunehmen. Allfällige Lieferantenverträge werden auf die vollständige Erfüllung überprüft. Die für die Realisierung benötigten Einrichtungen werden für andere Projekte zur Verfügung gestellt.
32	Produkt ausliefern	Die realisierte Lösung wird in das reale Umfeld integriert und ihre optimale Handhabung sichergestellt. Evtl. muss eine Schulung durchgeführt werden. Die Verantwortlichkeiten werden endgültig geregelt bzw. übergeben. Alte Systeme sind ausser Betrieb zu nehmen resp. ihrer neuen Verwendung zuzuführen.
33	Produkt übergeben	Alle Ausführungsarbeiten inkl. allfälliger Nachbesserungen werden abgeschlossen und die Verantwortlichkeiten bezüglich des neu erstellten Projektprodukts geregelt (Decharge- Erteilung an den Projektleiter). Ebenfalls geregelt werden Wartung/Unterhalt oder eine allfällige Produktion. Die Dokumentationen werden zwecks späterer Bearbeitung sichergestellt.

Vorlagen für die nicht verzichtbaren Führungslieferobjekte

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Checklisten

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