Projekt: Projekt Pflichtenheft für eine Beschaffung

Dokumentenart & Status

Kunde	Gültigkeit des Dokuments
xx	xx
Status	Zweck und Abgrenzung des Dokuments
xx	xx
Datum	Dateiname	Version
9. März 2016	pflichtenheft_2-2.dotx	V0-1

Freigabe

Name	Funktion	e-Mail	Datum	Visum
xx	xx	xx	xx	xx

Verteiler

Name	Name	Name	Name
xx	xx	xx	xx

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Änderungsgeschichte
Version	Datum	Autor(en)	Bemerkungen und Änderungen
1.0	Bruno Jenny

Referenzierte Dokumente
Version	Datum	Autor(en)	Dokument	Dateiname

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Abkürzung	Erklärung

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Definition	Begriff

Zusatzinformationen
Projektteam
Projektnummer
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Auftraggeber

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Inhaltsverzeichnis

1	Ausgangslage	5

1.1	Charakteristik der Unternehmung	5

1.2	Organisation	5

1.3	Organisation der Informatik	5

1.4	Anstoss für die Beschaffung	5

1.5	Projektorganisation	5

1.6	Organigramm	5

1.7	Rollenbeschreibung	5

2	Ist-Zustand	7

2.1	Aufbau-/Ablauforganisation	7

2.1.1	Geschäftsprozesse	7

2.1.2	Applikationsportefeuille / Anwendungssystem	7

2.1.3	Systemplattform	7

2.1.4	Logische Schnittstellen	7

2.1.5	Physische Schnittstellen	7

2.1.6	Übrige technische Hilfsmittel	7

3	Projektziele	8

3.1	Geschäftsziele/Systemziele	8

3.2	Abwicklungsziele	8

3.3	Beschaffungsziele	8

4	Anforderungen	9

4.1	Anbieterbezogene Anforderungen	9

4.1.1	Generelle Hersteller-/Lieferantenmerkmale	9

4.1.2	Referenzen	9

4.1.3	Unterstützungs- und Wartungsleistungen	9

4.1.4	Projektorganisation für die Realisierung	10

4.1.5	Verträge	10

4.2	Anforderungen an die Applikationssoftware	10

4.2.1	Gesamtsystem	10

4.2.2	Funktionen	10

4.2.3	Daten	10

4.2.4	Schnittstellen	10

4.2.5	Benutzeroberfläche	11

4.2.6	Internet / Intranet	11

4.2.7	Dokumentation	11

4.2.8	Übrige Softwarequalitätsmerkmale	11

4.3	Anforderungen an die Systemplattform	11

4.3.1	Architektur / Systemkonzept	11

4.3.2	Systemsoftware / Betriebssystem	12

4.3.3	Datenbank	12

4.3.4	Hardware	12

4.3.5	Kommunikationskomponenten / Netzwerk	12

4.3.6	Entwicklungsumgebung	12

4.3.7	Sicherheit	12

4.3.8	Berechtigungsanforderungen	13

4.3.9	Notfallvorsorge	13

4.3.10	Infrastruktur	13

5	Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeiten	14

5.1	Datenbewegungen	14

5.2	Datenbestände	14

5.3	Benutzer	14

6	Projektabwicklung	15

6.1	Vorgaben bezüglich der Realisierung ( Entwicklungsvorgehen und Teilergebnisse)	15

6.2	Vorgaben bezüglich der Systemsoftware/Tools	15

6.3	Vorgaben bezüglich der Qualität	15

7	Projektmanagement	16

7.1	Auftraggeber	16

7.2	Evaluations- und Selektionsverfahren	16

7.3	Voraussetzungen an Lieferanten	16

7.4	Benachbarte Lieferanten	16

7.5	Vorgaben bezüglich Projektmanagement	16

8	Administratives	17

8.1	Evaluationsschwerpunkte, Budgetrahmen	17

8.2	Rückfragen zum Pflichtenheft	17

8.3	Termine im Beschaffungsablauf	17

8.4	Abgabe der Offerte und weiteres Vorgehen	17

9	Fragenkatalog	18

10	Anhang	19

10.1	Aufbau und Inhalt der Offerte	19

Ausgangslage

Eckwerte der Unternehmung

Organisation

Organisation der Informatik

Anstoss für die Beschaffung

Projektorganisation

Organigramm

Projektorganisation

Rollenbeschreibung

Rollenname	Abkürzung	MA	Adresse
Arbeitspaketverantwortlicher	APV
Auftraggeber	AUF
Benutzer	BEN
Benutzervertreter	BVT
BO-Verantwortlicher	BOV
Entwickler	ENT
Fachbeirat	FBR
Führungssitzungs-Teilnehmer	FS
Hauptprojektleiter	HPL
IT-Projektleiter	IPL
Lenkungsausschuss	LA
Produktmanager	PMG
Projektausschuss	PAS
Projektleiter Partnerprojekte	PLP
Projektsponsor	PSP
Reviewer	REV
Controller	CTRL
Teilprojektleiter	TPL
Testkoordinator	TKO
Tester	TST
Wartungsprojektleiter	WPL

Ist-Zustand

Aufbau-/Ablauforganisation

Geschäftsprozesse

Applikationsportefeuille / Anwendungssystem

Systemübersicht

Die nachfolgende Aufstellung gibt eine Übersicht über die zu den Applikationen gehörenden Systemplattformen:

System	Zweck	Plattform

Aufteilung in Teilsysteme

Systemplattform

Logische Schnittstellen

Physische Schnittstellen

Übrige technische Hilfsmittel

Projektziele

Geschäftsziele/Systemziele

Zielkatalog
Nr.	Ziel	Messung	Zielgruppe

Abwicklungsziele

Zielkatalog
Nr.	Ziel	Messung	Zielgruppe

Beschaffungsziele

Zielkatalog
Nr.	Ziel	Messung	Zielgruppe

Anforderungen

Anbieterbezogene Anforderungen

Generelle Lieferantenmerkmale (Eignungskriterien)

Anforderungskatalog bezüglich Eignungskriterien
Nr.	Eignungskriterien	Zielgruppe

Referenzen

Unterstützungs- und Wartungsleistungen

Anforderungskatalog bezüglich Unterstützungs- und Wartungsleistungen
Nr.	Unterstützungs- und Wartungsleistungen	Zielgruppe

Support

Anforderungskatalog bezüglich Support
Nr.	Support	Zielgruppe

Schulung

Anforderungskatalog bezüglich Schulung
Nr.	Schulung	Zielgruppe

Wartung

Anforderungskatalog bezüglich Wartung
Nr.	Wartung	Zielgruppe

Projektorganisation für die Realisierung

Anforderungen bezüglich Mitarbeiter und Ansprechpersonen
Nr.	Personen	Profil-Dokument

Verträge

Anforderungen an die Applikationssoftware

Gesamtsystem

Anforderungskatalog
Nr.	Gesamtsystem	Zielgruppe

Funktionen

Anforderungskatalog
Nr.	Funktionen	Zielgruppe

Daten

Anforderungskatalog
Nr.	Daten	Zielgruppe

Schnittstellen

Anforderungskatalog
Nr.	Schnittstellen	Zielgruppe

Benutzeroberfläche

Anforderungskatalog
Nr.	Benutzeroberfläche	Zielgruppe

Internet / Intranet

Anforderungskatalog
Nr.	Internet / Intranet	Zielgruppe

Dokumentation

Anforderungskatalog
Nr.	Dokumente	Zielgruppe

Übrige Softwarequalitätsmerkmale

Anforderungskatalog
Nr.	Softwarequalitätsmerkmale	Zielgruppe

Anforderungen an die Systemplattform

Architektur / Systemkonzept

Anforderungskatalog
Nr.	Architektur	Zielgruppe

Systemsoftware / Betriebssystem

Anforderungskatalog
Nr.	Systemsoftware / Betriebssystem	Zielgruppe

Datenbank

Anforderungskatalog
Nr.	Datenbank	Zielgruppe

Hardware

Anforderungskatalog
Nr.	Hardware	Zielgruppe

Kommunikationskomponenten / Netzwerk

Anforderungskatalog
Nr.	Kommunikation/Netzwerk	Zielgruppe

Entwicklungsumgebung

Anforderungskatalog
Nr.	Entwicklungsumgebung	Zielgruppe

Sicherheit

Anforderungskatalog
Nr.	Sicherheit	Zielgruppe

Berechtigungsanforderungen

Anforderungskatalog
Nr.	Berechtigung	Zielgruppe

Notfallvorsorge

Anforderungskatalog
Nr.	Notfallvorsorge	Zielgruppe

Infrastruktur

Anforderungskatalog
Nr.	Infrastruktur	Zielgruppe

Mengengerüst, Verarbeitungshäufigkeiten

Datenbewegungen

Datenbestände

Benutzer

Projektabwicklung

Vorgaben bezüglich der Realisierung ( Entwicklungsvorgehen und Teilergebnisse)

Vorgaben bezüglich der Systemsoftware/Tools

Vorgaben bezüglich der Qualität

Projektmanagement

Auftraggeber

Welche

Evaluations- und Selektionsverfahren

Voraussetzungen an Lieferanten

Benachbarte Lieferanten

Vorgaben bezüglich Projektmanagement

Administratives

Evaluationsschwerpunkte, Budgetrahmen

Rückfragen zum Pflichtenheft

Für Rückfragen jeglicher Art steht Ihnen folgende Ansprechperson zur Verfügung

Ansprechperson
Adresse
Faxnummer
E-Mail
Telefon

Termine im Beschaffungsablauf

Nr.	Ablaufschritte	Termin
01	Versand des Pflichtenheftes an Lieferanten
02	Vorgespräche mit Lieferanten
03	Aufstellung der Bewertungskriterien
04	Abgabetermin der Offerten
05	Produktvorstellungen Lieferanten
06	Besichtigung von Referenzinstallationen
07	Testinstallationen
08	Durchführen Nutzwertanalyse
09	Evaluationsentscheid
10	Vertragsabschluss
11	Spezifikation der Schnittstellen
12	Produktimplementierung
13	Produktionsaufnahme

Abgabe der Offerte und weiteres Vorgehen

Abgabetermin
Adressangabe für Offerteinreichung
Benötigte Exemplare
Gültigkeitsdauer der Offerte

Es werden nur Offerten berücksichtigt, die dem beigelegten Raster entsprechen. Nach eingehender Prüfung der Offerte werden wir in jedem Fall mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

Fragenkatalog

ID	Frage	Strukturierter Antwortteil	Unstrukturierter Antwortteil
Ja/Nein/Menge/Zeit/Betrag

Anhang

Aufbau und Inhalt der Offerte

In der Beilage finden Sie ein Muster zum Aufbau Ihrer Offerte. Der Raster muss zwingend eingehalten werden. Dies ermöglicht uns einen objektiven Vergleich der eingegangenen Offerten.

1 Vorstellen Offertsteller 2 Management Summary 2.1 Generelles zur Offerstellung 2.2 Gesamtübersicht Lösungskonzept 2.3 Angaben zu aggregierten Kriterien 2.4 Preis- und Kostenzusammenfassung 3 Applikationsbezogene Angaben 3.1 Applikationsübersicht 3.2 Detailangaben pro Applikation 4 Angaben zur Systemplattform 4.1 Übersicht Systemplattform 4.2 Hardwarekomponenten 4.3 Systemsoftware 4.4 Kommunikationskomponenten 4.5 Infrastruktur 5 Anbieterbezogene Angaben 5.1 Generelle Angaben zum Offertsteller (Systemintegrator, Hersteller, etc.) 5.2 Referenzen 5.3 Angaben zur Unterstützung und Wartung (inkl. Garantie) 5.4 Projektorganisation / Termine 5.5 Angaben zu den Verträgen 6 Preise / Kosten 6.1 Kostenzusammenfassung 6.2 Detailangaben zu Preisen und Kosten 7 Antworten auf Fragenkatalog 8 Diverses / Beilagen