Projekt starten

Im Rahmen des Projektstarts wird aus einer Idee, einem Problem, einer Vorgabe soweit sinnvoll ein Projektauftrag. Der Projektstart ist für jedes Projekt erfolgskritisch, da ein falsches oder unrichtigerweise begonnenes Projekt grossen Schaden verursachen kann. Er ist ein „Wechselspiel“ zwischen Projektleiter, Auftraggeber, Projektteam und Projektportfolio-Management. Bei der Projektdefinition werden die notwendigen Projektdaten so detailliert ausgearbeitet, dass ein vollständiger und verständlicher Projektauftrag erstellt werden kann. Ziele des Projektstarts aus Sicht des Projektleiters:

  • das Projekt in offizieller, kontrollierter Form starten
  • die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Abwicklung des Vorhabens schaffen
  • ein gemeinsames Verständnis des Projekts schaffen
  • am Ende der Startphase liegt ein verbindlicher und unterschriebener Projektauftrag vor
Vorlagen
  • Projektauftrag

Die Hauptaufgaben beim Projektstart sind unter anderem:

Nr. Schritt* Inhalt
01 Projekt und System abgrenzen
  • Die Projekt- und die Systemgrenzen (Scope) festlegen.
  • Definieren, welche Systembereiche dazugehören und welche nicht.
  • Festlegen, was vor dem Projektstart und was nach dem Projektende erledigt wird.
02 Projektumfeld analysieren
  • Rahmenbedingungen, die zu berücksichtigen sind, aufführen.
  • Restriktionen, die zu beachten sind, festlegen.
  • Stakeholder und ihre Bedürfnisse definieren und aufnehmen.
03 Bedürfnisse/Ziele ermitteln
  • Ziele und Anforderungen, die umgesetzt werden müssen, ausformulieren.
  • Probleme und Risiken, die mithilfe des Projekts beseitigt werden sollen, definieren.
  • Systembezogene Einflussgrössen analysieren und festhalten.
04 Lösung grob konzipieren
  • Gibt es schon einen konkreten Lösungsansatz oder mögliche Lösungsvarianten?
  • Den quantifizierbaren und den nicht quantifizierbaren Nutzen bewerten.
  • Allfällig vorhandende Ausführungsvarianten festhalten.
05 Risiken und Chancen ermitteln
  • Risiken und Chancen des Projekts definieren.
  • Wirtschaftlichkeit berechnen: Wie sieht sie in Bezug auf die Risiken aus?
  • Einflussfaktoren, die sich auf die Wirtschaftlichkeit auswirken, aufführen.
06 Projektplan und -auftrag erstellen
  • Planwerte (Termine, Ressourcen, Kosten etc.) erarbeiten.
  • Konkrete projektbezogene Lieferobjekte definieren.
  • Auftragswerte für einen umfassenden Projektauftrag erarbeiten.
07 Projekt institutionalisieren
  • Sicherstellen, dass die benötigten Ressourcen tatsächlich zur Verfügung stehen.
  • Teammitglieder bezüglich ihrer Aufgaben instruieren.
  • Geplante Infrastruktur für die Teammitglieder bereitstellen.
08 Kick-off-Sitzung durchführen Nach offizieller Projektfreigabe wird ein Kick-off mit allen Beteiligten durchgeführt:

  • Ziele, Bedürfnisse, Risiken, Projektplan etc. werden dabei diskutiert und verabschiedet.
  • Begeisterung für das Projekt wecken: „Was wir machen, ist wichtig!“
  • Die Rollen (Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen) werden geklärt.
  • Die Erfolgsfaktoren werden geklärt und verabschiedet (wieso haben wir Erfolg?) etc.