Projekt planen

Planung ist die geistige Vorwegnahme einer möglichen zukünftigen Realität. Die Projektplanung umfasst alle relevanten Projektplanwerte wie Kosten, Zeit, Einsatzmittel respektive Ressourcen etc. Der vom Auftraggeber freigegebene Projektplan dient dem Vergleich zwischen IST-Fortschritt und geplantem SOLL-Fortschritt und ermöglicht dadurch eine effektive Projektsteuerung. Bei der Projektplanung wird unterschieden zwischen der vollständigen Initialplanung gemäss Projektauftrag und dem wiederkehrenden Nachführen und Konkretisieren der Planungsschritte bis zum Projektabschluss. Die Planung bezweckt eine zielgerichtete, strukturierte Abwicklung des Projekts, indem sie folgende Elemente festlegt:

  • Inhalt und Struktur des Vorgehens (was, wie?)
  • Termine und Lieferobjekte (bis wann, was?)
  • Projektkosten und Ressourcen (welche, wie viele?)
  • Qualitätssicherung, Risikobewirtschaftung, Kommunikation, Teamführung und Stakeholdermanagement

Die Hauptaufgaben bei der Projektplanung:

Nr. Schritt Inhalt
01 Projektstrukturplan erstellen Mit dieser Planung wird das Projekt zeitlich und fachlich strukturiert:

  • Abwicklungszielplan erstellen: Als Erstes sind die wichtigsten Eckpunkte des Projekts zu ermitteln und als Meilensteine im Terminplan zu verankern.
  • Projektstrukturplan erarbeiten: Bei diesem Planungsschritt werden alle zu erstellenden Lieferobjekte möglichst vollständig erfasst und hierarchisch aufgelistet. Allfällige Abhängigkeiten zum übergeordneten Strukturplan oder zu anderen Projekten sind festzuhalten.
  • Anschliessend sind den Lieferobjekten alle zur Projektführung und -durchführung erforderlichen Aufgaben zuzuweisen. Daraus werden entsprechende Arbeitspakete gebildet und den Phasen/Mei-lensteinen zugeordnet.
02 Einsatzmittelplan erstellen
  • Die Meilensteine und Arbeitspakete unter Berücksichtigung von Abhängigkeiten und Rahmenbedingungen sachlogisch ordnen und terminieren.
  • Kapazitätsbedarf bezüglich Personal und weiterer Einsatzmittel pro Arbeitspaket (AP) ermitteln und auf das gesamte Projekt umrechnen.
  • Für die Personen und Einsatzmittel ist ein Einsatzmittelplan zu erstellen, um übermässige Spitzen oder Lücken zu vermeiden.
03 Kostenplan erstellen
  • Finanzmittelbedarf für die einzelnen Arbeitspakete ermitteln.
  • Finanzmittelbedarf für das gesamte Projekt ermitteln.
  • Auf Grundlage des Kosten- und des Terminplans das definitive Projektbudget aufstellen.
04 Terminplan erstellen
  • Klare Start- und Endzeitpunkte festlegen und diese mit den relevanten Stakeholdern besprechen.
  • Basierend auf dem Einsatzmittelplan müssen das rollenspezifische Stellenprofil und der Organisationsplan erstellt werden.
  • Arbeitspakete den Mitarbeitenden delegieren.
05 Spezialpläne erstellen Neben den aufgeführten braucht es je nach Projektart und -charakter weitere Pläne, z.B.:

  • einen Informationsplan, der die gesamte Kommunikation mit allen Stakeholdern regelt;
  • einen Prüfplan, der festlegt, wie, wann und von wem die einzelnen Lieferobjekte kontrolliert werden;
  • einen Risikoplan, der beschreibt, mit welchen Massnahmen und wann die definierten Risiken anzugehen sind.