Initialisierungsphase

Die Initialisierung findet in enger Wechselwirkung mit dem Projektstartprozess auf der Projektführungsebene (siehe profi.pm Management Guide) statt. Aus Sicht der Projektdurchführung (Umsetzung) dient der erste Schritt der Initialisierungsphase (MS 15) dazu, das Bedürfnis für ein Projekt (Projektidee/Problemstellung) auszuformulieren und zu konkretisieren. Der zweite Schritt klärt wichtige Projektaspekte wie Projektanforderungen und -ziele, grobe Lösungsidee, Wirtschaftlichkeit, Machbarkeit sowie Restriktionen, Rahmenbedingungen und Scope.

Am Ende dieser Phase (MS 20) sollten folgende Fragen beantwortet werden können:

  • Was wollen wir mit diesem Projekt erreichen?
  • Wird das ein Projekt?

Die wesentlichen Tätigkeiten dieser Phase aus Umsetzungssicht sind:

Nr. Tätigkeit Inhalt
01 Bedürfnis

Bedürfnis klären (Durchführung)

Um die Bedürfnisse für ein Projekt zu klären, sind die Problemstellung, die Ideen oder andere Beweggründe für ein mögliches Vorhaben kurz und prägnant zu formulieren. Bei mittleren und grösseren Projekten ist es angebracht, die aufnotierten Ideen und Beweggründe in Form eines Projektantrags aufzubereiten.
02 Initiierung

Vorhaben initiieren (Führung)

Parallel zur Formulierung der Beweggründe müssen mögliche Stakeholder, die das Vorhaben unterstützen, gesucht/definiert und Nutzen sowie voraussichtliche Kosten des Vorhabens grob dargelegt werden.
03 Scope

Systemscope definieren (Durchführung)

  • IST-Zustand sowie die Systemgrenze klären (In Scope / Out of Scope)
  • Systembezogene Einflussgrössen und Schnittstellen bestimmen
  • Messbare und quantifizierte Systemziele definieren
  • Mengen und Anforderungen ausarbeiten
  • Projektidee konkretisieren und entspr. Lösungsansätze ausformulieren
  • Systembezogene Risiken, Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit ermitteln und bewerten
  • Projektprodukt hinsichtlich Etappierung und Modularisierung prüfen
04 Definition

Projekt definieren (Führung)

Parallel zur Definition des Scopes sollte vom designierten PL der Projektplan mit den Kosten, Ressourcen, Meilensteinen, Arbeitspaketen etc. erstellt werden. Im Weiteren muss die Projektinstitution mit Rollen- und Aufgabenzuteilung, Berichts- und Informationswesen aufgebaut werden. Zudem wird der Projektauftrag erstellt und die Kick-off-Sitzung durchgeführt.

Die Hauptergebnisse dieser Phase sind:

  • Projektantrag (MS 15) bei grösseren Projekten
  • Anforderungskatalog
  • Business-Case/Machbarkeitsstudie
  • Projektplan
  • Projektauftrag (MS 20)